E-Rechnung 2026: Welche Frist für dein Business wirklich zählt

Für Creator, DJs und Freelancer mit inländischen Geschäftskunden gehört die E-Rechnung zur laufenden Organisation. Nach den BMF-FAQ müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann den Empfang ermöglichen. Danach musst du die Datei aber auch lesen, prüfen und aufbewahren können.

Ein normales PDF erfüllt die neue Definition nicht. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinell auswertbare Daten, etwa als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgebend. Prüfe deshalb auch ihn und verlasse dich nicht allein auf die sichtbare PDF-Seite.

Bis Ende 2026 erlaubt § 27 Absatz 38 UStG für die erfassten Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Formate. Für Umsätze im Jahr 2027 verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Genau 800.000 Euro liegt damit noch innerhalb der Grenze.

Ab 2028 sind diese allgemeinen Übergangsfristen vorbei. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027. Entscheidend sind der konkrete Umsatz und die jeweilige gesetzliche Ausnahme, nicht allein das Datum, an dem du eine Rechnung verschickst.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Die hier behandelte Pflicht betrifft grundsätzlich inländische Geschäftsumsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Endverbraucher unterliegen ihr nicht. Weitere Ausnahmen bestehen beispielsweise für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen.

Lege fest, wer eingehende Rechnungen prüft und wo das Original mit seinem strukturierten Inhalt landet. Teste den Weg vom Posteingang bis zur späteren Wiederauffindbarkeit. § 14b UStG nennt grundsätzlich acht Jahre Aufbewahrung; besondere Umstände können längere Fristen erfordern. Eine Vorschau oder ein Ausdruck allein ersetzt das strukturierte Original nicht.

Für die praktische Vorbereitung hilft eine kleine Liste: Empfangsadresse bekanntgeben, Beispieldatei öffnen, Rechnungsdaten kontrollieren und Original wiederfinden. So erkennst du früh, ob dein bisheriger Ablauf auch die nächste Frist zuverlässig abdeckt.