Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für Website, Nutzerkonten und Vertragsabwicklung ist René Teuber - BEHERO, Gustav-Adolf-Straße 17, 04105 Leipzig, Deutschland. Datenschutzanfragen richten Sie an rene.teuber@behero.de. Diese Erklärung gilt für Free, Starter, Pro und Enterprise unabhängig von der Zahlungsweise.

Soweit Sie Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Vertragspartner verarbeiten, sind Ihre eigenen datenschutzrechtlichen Pflichten und gegebenenfalls eine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gesondert zu beachten. Eine Tarifwahl ersetzt keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fremder Daten.

2. Konto, Dokumente und Nutzung

Für Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, Profilangaben und die Zuordnung zu Firmen und Berechtigungen. Bei Nutzung der Werkzeuge kommen die eingegebenen Kunden-, Mitarbeiter-, Rechnungs-, Beleg-, Vertrags- und Finanzdaten hinzu. Zwecke sind Bereitstellung, Speicherung, Bearbeitung und der veranlasste Export oder Versand. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für Ihren Vertrag erforderlich ist. Gesetzliche Pflichten stützen sich auf lit. c.

Wenn Sie eine Mitarbeiterplanung speichern, hinterlegen wir die geplante Anzahl je Firma als Kontoeinstellung. Diese freiwillige Angabe enthält keine Namen oder Lohndaten und wird nicht an Stripe übermittelt.

Technisch notwendige lokale Speicherung dient Anmeldung, Sprache, Darstellung, Entwürfen und Sicherheitsfunktionen (§ 25 Abs. 2 TDDDG, soweit anwendbar). Entwürfe und lokale Verläufe können auf Ihrem Gerät verbleiben. Geben Sie nur erforderliche Daten ein. Eine automatische Entfernung aller personenbezogenen oder besonders sensiblen Angaben aus Dokumenten wird nicht zugesichert.

Die Uhr in der Navigation zeigt Berlin und gegebenenfalls die auf Ihrem Gerät eingestellte Zeitzone. Die Zuordnung zu einem Land erfolgt lokal und ist keine Standortbestimmung. Dafür werden weder GPS noch eine IP-Ortung verwendet. Administratoren können ihre Tabellenspalten lokal auf dem jeweiligen Gerät speichern.

3. Tarifkauf, Stripe und Steuerprüfung

Beim Kauf verarbeiten wir Tarif, Zahlungszeitraum, Enterprise-Mengen, Gesamtbetrag, Käuferzweck, Namen, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinzu kommen Vertragsannahme, gewünschter Leistungsbeginn, Zeitpunkte, Kunden-, Checkout-, Preis-, Abo- und Rechnungsreferenzen sowie Zahlungs- und Vertragsstatus. Gutscheinreferenzen und Einlösungen dienen der Zuordnung, Gültigkeitsprüfung und Vermeidung mehrfacher Einlösungen.

Stripe erhält die für Checkout, Zahlung, Steuerberechnung, Verifizierung von Steuerangaben und Kundenportal erforderlichen Daten. Vollständige Zahlungsinstrumentdaten geben Sie im Zahlungsfenster des Zahlungsdienstleisters ein. HeyFuchs erhält insbesondere Referenzen, Status und Rechnungsdaten. Weitere im Checkout gewählte Zahlungsanbieter erhalten die für die ausgewählte Methode erforderlichen Daten.

Vertragserfüllung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, steuerliche Nachweise auf lit. c. Missbrauchs- und Mehrfachzahlungsvermeidung dienen unserem berechtigten Interesse an sicherer Abwicklung nach lit. f. Ohne erforderliche Rechnungs- und Zahlungsdaten kann der kostenpflichtige Vertrag nicht abgewickelt werden. Freiwillige Nutzungsanalyse ist keine Kaufvoraussetzung.

Stripe handelt je nach Aufgabe als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher, etwa für eigene gesetzliche Zahlungs- und Sicherheitsaufgaben. Maßgeblich sind auch die Datenschutzhinweise von Stripe. Eine geschäftliche Auswahl allein begründet keine Steuerbefreiung; dafür erforderliche Angaben werden überprüft.

4. Bestätigungen, Kündigung, Widerruf und Support

Vertragsbestätigungen und Transaktionsnachrichten werden über Brevo versandt. Verarbeitet werden Empfängeradresse, notwendige Vertrags- beziehungsweise Nachrichteninhalte sowie Versand- und Zustellstatus. Eine Versandwarteschlange bewahrt Inhalt, Versuche und Status zur Nachvollziehbarkeit. Grundlage ist Vertragserfüllung beziehungsweise eine gesetzliche Informationspflicht. Fehlerbehebung dient dem berechtigten Interesse an zuverlässiger Zustellung.

Öffentliche Kündigungs- und Widerrufsfunktionen erfordern keine Anmeldung. Erfasst werden angegebene Identifikations- und Vertragsdaten, Erklärung, gewünschter Beendigungszeitpunkt und gegebenenfalls Kündigungsgrund sowie Eingangszeit, Bestätigung und Bearbeitungsnachweise. Dies dient Bearbeitung und Nachweis Ihrer Erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c sowie bei Rechtsansprüchen lit. f DSGVO). Geben Sie keine unnötigen sensiblen Angaben in Freitextfelder ein.

Supportanfragen enthalten Kontakt- und freiwillig mitgeteilte Problemdaten. Bei Vertragsbezug gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; sonst dient die Bearbeitung unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen nach lit. f. Eine interne Prüfung einer Kündigung oder eines Widerrufs ersetzt nicht deren rechtzeitigen Zugang.

Für die Supportbearbeitung speichern wir pro bearbeitendem Administrator, bis zu welcher Kundennachricht ein Ticket geöffnet wurde. So bleiben neue Anfragen und Antworten erkennbar. Diese internen Lesestände enthalten keine zusätzlichen Nachrichteninhalte.

5. KI, Scan und Sprache

Bei Aufruf einer KI-Funktion werden erforderliche Eingaben an den verwendeten KI-Dienst übermittelt. Je nach Funktion sind dies Texte, Gesprächsverläufe, Dokumentbilder, PDFs, Rechnungs- oder Vertragsinhalte und ausgewählte Kontextdaten. Beim Belegscan können Originalbilder an den Anbieter gehen, nicht ausschließlich zuvor anonymisierte Beträge. Bei Spracheingaben kann Audio zur Transkription übertragen werden.

Die Funktionen verwenden OpenAI für Dokument- und Vertragsanalyse, Belegauswertung und primäre Sprachtranskription. Groq übernimmt die strukturierte Dokumentbefüllung, Assistenz und bei Ausfall des primären Sprachdienstes die Transkription. Bei einer Ablehnung wegen eines Groq-Anbieterlimits kann OpenAI die strukturierte Dokumentbefüllung übernehmen. Google Gemini ist als Alternative für Assistenzfunktionen konfiguriert, Anthropic als alternative OCR-Verarbeitung. Der verwendete Dienst hängt von der freigeschalteten Funktion und Anbieterkonfiguration ab. Serverseitige Verarbeitung über HeyFuchs bedeutet nicht, dass sämtliche nachfolgenden Schritte innerhalb der EU stattfinden.

Zweck ist die angeforderte Verarbeitung, grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieterbedingungen zur Nichtverwendung für Modelltraining sind nicht gleichbedeutend mit vollständiger Nicht-Speicherung. Technische Missbrauchskontrollen und anbieterabhängige Aufbewahrung können bestehen. Eine pauschale Zusicherung von Zero Data Retention für alle Anbieter oder Konten erfolgt deshalb nicht.

KI-Ausgaben müssen vor fachlicher Verwendung geprüft werden. Die Vorschläge treffen keine verbindlichen Steuerfestsetzungen oder rechtlichen Vertragsentscheidungen und ersetzen keine Beratung durch entsprechend befugte Fachpersonen.

6. Empfänger und Drittlandverarbeitung

Vercel stellt Webhosting bereit. Supabase übernimmt Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und Backend-Funktionen. Brevo verarbeitet Transaktions-E-Mails. Stripe übernimmt die beschriebene Zahlungs- und Steuerabwicklung. Hinzu kommen die bei angeforderten KI-Funktionen verwendeten Anbieter aus Abschnitt 5. Freigeschaltete Funktionen wie Smart Inbox können ImprovMX für den E-Mail-Eingang verwenden. Empfänger erhalten die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten.

Ein DATEV-Dateiexport übermittelt nicht automatisch Daten an DATEV. Nicht aktivierte Banking- oder Telefonintegrationen werden durch diese Erklärung nicht aktiviert. Bankverbindungen setzen eine gesonderte Freigabe beim angebotenen Anbieter voraus. Das Trennen einer Verbindung löscht nicht automatisch bereits importierte Buchungen.

Je nach Anbieter können Verarbeitung, Support oder Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beteiligt sein, insbesondere in den USA. Übermittlungen setzen eine zulässige Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO voraus, etwa einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Informationen zu den für einen konkreten Datenfluss verwendeten Garantien und eine Kopie können Sie beim Verantwortlichen anfordern. Ein Anbietername allein belegt weder ausschließlich europäische Verarbeitung noch eine bestimmte Zertifizierung.

7. Freiwillige Nutzungsanalyse und Sicherheit

Freiwillige Produktanalyse erfolgt nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Über Datenschutz-Einstellungen am Seitenrand können Sie diese für künftige Messungen widerrufen. Do Not Track und Global Privacy Control werden beachtet. Ablehnung beeinträchtigt weder Tarifkauf noch gebuchte Funktionen.

Mit dieser Einwilligung wird bei angemeldeter, aktiver Nutzung auch der letzte Aktivitätszeitpunkt für eine aktuelle Online-Anzeige gespeichert. Es wird jeweils nur der letzte Zeitpunkt vorgehalten, kein Aktivitätsverlauf. Nach 24 Stunden wird er nicht mehr angezeigt und beim stündlichen Bereinigungslauf entfernt, spätestens nach 25 Stunden bei regulärem Betrieb. Bei Widerruf wird seine Entfernung angefordert. Administratoren können aus den eingewilligten erfolgreichen Aktionen außerdem das häufigste Werkzeug der letzten 30 Tage sehen. Fehlende Einwilligung oder fehlende Signale werden nicht als sichere Offline-Aussage gewertet.

Erfasst werden normalisierte Seitenpfade, Zeitpunkte, aktive Verweildauer, Ladezeit, Aktionsarten, Herkunfts-Domain, begrenzte Kampagnenkennungen, Land sowie Geräte-, Browser- und Betriebssystemfamilie. Beim Preisvergleich können Tarif, Zahlungsintervall, Firmenzahl sowie Dokumentmenge und Anzahl der Mitgliederzugänge erfasst werden. Die davon getrennte kostenlose Mitarbeiterplanung wird nicht als Analyseereignis erfasst. Nach Anmeldung können Ereignisse Ihrer internen Konto-ID zugeordnet sein. Öffentliche Auswahlereignisse können ohne Anmeldung gemessen werden, ebenfalls nur mit Einwilligung.

Die Sitzungskennung wird nach 30 Minuten Inaktivität erneuert. Die Analyse speichert keine Dokumentinhalte, Formulare, vollständigen IP-Adressen oder URL-Suchparameter. Für Missbrauchsbegrenzung wird aus der vom Hostinganbieter bereitgestellten IP ein täglich wechselnder HMAC gebildet. Analyseereignisse sind für höchstens 90 Tage vorgesehen. Rate-Limit-Daten werden durch den täglichen Bereinigungslauf nach 24 Stunden entfernt. Technische Sicherheits- und Vertragsnachweise sind davon getrennt.

Technische Fehler- und Sicherheitsdaten dienen Fehlerbehebung, Verfügbarkeit und Missbrauchserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsbeschränkungen und Mandantenzuordnungen schützen gespeicherte Daten. Keine Website kann absolute Sicherheit gewährleisten. Technische Protokolle dürfen nicht zur unbeschränkten Erfassung von Dokumentinhalten verwendet werden.

8. Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten und Inhalte werden verarbeitet, solange sie für die Nutzung, vereinbarte Archivierung oder andere rechtmäßige Zwecke erforderlich sind. Abo-Kündigung allein löscht weder Konto noch Dokumente. Nach Ablauf gelten die Rechte von Free; tarifabhängige Funktionen können eingeschränkt sein. Eine pauschale unbegrenzte Speicherung oder vollständige automatische Löschung nach 30 oder 90 Tagen wird nicht zugesichert.

Aufbewahrungspflichten richten sich nach Unterlagenart und Einzelfall. Für Buchungsbelege gelten nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre, für bestimmte Bücher und Abschlussunterlagen zehn Jahre und für andere dort genannte Unterlagen sechs Jahre. Fristbeginn, Übergangsregeln und Verlängerungsgründe sind gesondert zu beachten. Dies rechtfertigt keine unterschiedslose Speicherung aller Kontodaten oder Erklärungen für zehn Jahre.

Vertrags-, Zahlungs-, Kündigungs- und Widerrufsnachweise bleiben erhalten, soweit sie für gesetzliche Pflichten oder Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Maßgeblich sind einschlägige Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. Danach sind Daten zu löschen oder zu anonymisieren, soweit kein anderer rechtmäßiger Zweck besteht. Löschungsanfragen werden nach Datenart und Zweck geprüft.

Ihre eigene Pflicht zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen endet nicht durch einen Tarifwechsel. Nutzen Sie Exporte rechtzeitig und klären Sie notwendige Aufbewahrung vor einer Kontolöschung. Datenschutzrechtliche Auskunft und Datenübertragbarkeit setzen keinen Pro-Tarif voraus.

9. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen und der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Einwilligungen können Sie für die Zukunft widerrufen; die vorherige rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt. Kontakt: rene.teuber@behero.de. Zur sicheren Bearbeitung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten. Diese Erklärung wird an tatsächliche Änderungen angepasst. Eine neue einwilligungspflichtige Verarbeitung wird nicht allein durch Veröffentlichung dieser Erklärung erlaubt.